Dati da esportare quando cambi software paghe: progressivi, ratei e TFR

Quando cambi software paghe, i dati da esportare non sono solo le anagrafiche: servono progressivi fiscali e previdenziali, ratei di ferie e permessi, TFR accantonato, trattenute in corso, storico dei cedolini e archivio del Libro Unico. Se manca una di queste parti, il nuovo programma calcolerà bene il mese ma sbaglierà conguagli, certificazioni o liquidazioni future. La regola pratica è chiedere al vecchio fornitore un'esportazione completa e verificare a mano che i totali tornino prima di chiudere il vecchio sistema.

Anagrafica e contratto

Per ogni lavoratore servono i dati che il programma userà ogni mese:

• dati anagrafici e codice fiscale, domicilio, residenza fiscale;
• data di assunzione, tipologia contrattuale, qualifica, livello, CCNL applicato;
• orario di lavoro, part-time, giorni di lavoro;
• eventuali agevolazioni contributive in corso e relative scadenze;
• iscrizioni a fondi pensione, assicurazioni, enti bilaterali, sindacati;
• coordinate bancarie per il pagamento e dati per eventuali sostituzioni di conto;
• carichi di famiglia e opzioni su detrazioni comunicati dal lavoratore.

Progressivi fiscali e previdenziali

I progressivi sono i totali cumulati da inizio anno: imponibile fiscale, ritenute IRPEF, addizionali regionali e comunali, imponibile previdenziale, contributi a carico del lavoratore e del datore. Servono per i conguagli, per la Certificazione Unica e per il modello 770. Se cambi a gennaio ripartono da zero, ma restano utili alcuni progressivi pluriennali (per esempio le addizionali comunali dell'anno precedente trattenute in più rate). Se cambi a metà anno devi importarli tutti: sono la parte più delicata del passaggio.

Ratei, ferie e permessi

Controlla che vengano importati:

1. ferie maturate, godute e residue;
2. permessi e riduzione orario (ROL ed ex festività) con relativi saldi;
3. banca ore o altri conti previsti dal contratto;
4. mensilità aggiuntive e ratei di tredicesima e quattordicesima maturati nel periodo.

Un errore tipico è importare solo il residuo di ferie ma non i ratei di mensilità aggiuntive, con conseguenze alla cessazione del rapporto.

TFR e fondi

Il trattamento di fine rapporto si accantona ogni anno in quota proporzionale alla retribuzione (la regola generale è la retribuzione annua divisa per 13,5) e si rivaluta secondo un indice che dipende dall'inflazione. Per ogni lavoratore servono: fondo TFR accantonato in azienda, eventuali anticipazioni già erogate, quote destinate a fondi pensione o al Fondo di tesoreria INPS, rivalutazione già applicata. Senza questi dati il calcolo della liquidazione sarà impossibile da riprodurre.

Trattenute e voci ricorrenti

• Cessioni del quinto e pignoramenti, con capitale residuo, rate pagate e rate restanti.
• Prestiti aziendali o anticipi da recuperare.
• Benefit e fringe benefit tassabili in corso.
• Voci ricorrenti di paga individuali (superminimo, indennità, premi) con scadenze.

Archivio cedolini e Libro Unico

Chiedi tutti i cedolini storici e il LUL in formato consultabile. Per il Libro Unico la regola generale è la conservazione per cinque anni dalla data dell'ultima registrazione, ma i termini per altri documenti possono essere diversi: la guida sul LUL spiega il quadro. Non chiudere il vecchio sistema prima di avere questo archivio in mani tue.

Come controllare che i dati tornino

Prepara una tabella di quadratura con questi confronti, per lavoratore e in totale:

Tutte le differenze vanno spiegate; quelle non spiegate vanno risolte prima del primo cedolino ufficiale. Esempio illustrativo: se la somma dei TFR del vecchio programma è 48.300 euro e il nuovo ne riporta 47.900, 400 euro mancano. Magari un lavoratore con anticipazione non è stato importato correttamente: meglio scoprirlo ora che alla sua liquidazione.

Formati e problemi comuni

I programmi esportano di solito in formati come CSV, Excel o file proprietari. I rischi frequenti sono:

• codici delle voci di paga diversi tra i due sistemi, da mappare;
• caratteri e formati di data che causano errori di importazione;
• decimali e arrotondamenti differenti;
• dati non esportabili (note, allegati, storico delle variazioni) che vanno salvati a parte.

Prima di decidere il nuovo fornitore chiedi come importa i dati e se esiste un servizio di supporto. Vedi anche come cambiare software buste paga.

Privacy durante il passaggio

I dati dei lavoratori sono dati personali: durante l'esportazione e lo scambio di file usa canali protetti e non lasciare copie non cifrate su e-mail o chiavette. Al termine del rapporto con il vecchio fornitore chiedi la cancellazione dei dati per il quale non c'è obbligo di conservazione, e conserva evidenza della richiesta. Aggiorna anche i contratti di nomina a responsabile del trattamento.

Quando chiedere aiuto

Se l'azienda ha molti lavoratori, storici lunghi o contratti particolari, chiedi supporto al fornitore del nuovo programma per la mappatura e al consulente del lavoro per la verifica dei progressivi. Un controllo professionale prima del passaggio costa meno di una correzione dopo la CU.

Domande frequenti

Posso importare i dati senza progressivi?

Solo se cambi a inizio anno e non servono pregressi. A metà anno i progressivi sono indispensabili per conguagli e CU.

Che fine fanno i cedolini vecchi?

Devi conservarli per i periodi previsti. Chiedi al vecchio fornitore l'esportazione dell'archivio completo prima della disdetta.

Come si importa il TFR?

Con i fondi accantonati per lavoratore, le anticipazioni e le rivalutazioni già applicate; poi si confrontano i totali.

E le trattenute su pignoramento?

Vanno importate con residuo e rate, e controllate nel parallelo; gli errori hanno conseguenze verso terzi.

Fonti e riferimenti

• INPS — contributi, TFR e Fondo di tesoreria.
• Agenzia delle Entrate — ritenute, conguagli e Certificazione Unica.
• Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali — Libro Unico del Lavoro e normativa.